Come si usa Excel: la guida completa

Uno degli ostacoli più comuni tra gli studenti riguarda l’utilizzo di un programma utilissimo come Excel. Se sei uno studente di economia o, semplicemente, hai bisogno di un sistema di calcolo rapido, Excel potrebbe diventare davvero il tuo migliore amico.

Partiamo da un presupposto: per imparare Excel è importante impegnarsi a fondo, poiché questo strumento ha davvero tantissime funzionalità, molte dei quali sconosciute ai più. La buona notizia è che non dovrai conoscerle tutte: spesso bastano poche funzioni chiave per usare questo strumento con profitto. In questa guida ti spiegheremo come si usa Excel, quali sono le cose da sapere assolutamente e come approcciare con successo allo strumento, anche se hai scarsa dimestichezza con il pc. Iniziamo subito.

Guida all’utilizzo di Excel per studenti

Excel è un programma utilissimo per creare tabelle, effettuare calcoli, preparare grafici, ordinare e filtrare elenchi, creare tabelle pivot riassuntive per poter analizzare i dati. Tutte queste funzionalità sono fondamentali per chi studia economia, ma anche per chi ha necessità di fare dei calcoli in modo rapido. Vediamo insieme in questa guida tutte le basi per approcciare al meglio a questa piattaforma.

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Prendi dimestichezza con lo strumento

La prima cosa da fare se vuoi usare Excel è installarlo sul tuo computer. Se non hai il programma originale, puoi utilizzare la sua versione simile gratuita, OpenOffice Calc.

Una volta fatto questo passaggio, inizia a prendere dimestichezza con lo strumento. Apri il tuo primo foglio di calcolo e osserva il layout e le impostazioni. Una volta che hai dato un’occhiata, inizia facendo delle prove semplici.

Quando avrai aperto il tuo foglio Excel, vedrai davanti a te una struttura a griglia, numerata e composta da righe e colonne. Le righe sono nominate con i numeri e le colonne con le lettere. La cella che corrisponde alla prima riga e la seconda colonna si chiamerà la cella B1, nata dall’intersezione tra la colonna B e la riga 1.

Se desideri allargare/stringere una colonna dovrai posizionare il cursore alla fine della colonna stessa e l’inizio di quella successiva e trascinare il mouse tenendo premuto il tasto sinistro. Per inserire contenuto nelle celle ti basterà cliccare con il tasto sinistro del mouse sulla cella in cui vuoi scrivere, digitare il contenuto che vuoi inserire e premere invio. Queste semplicissime funzionalità sono davvero la base di Excel: prova sul tuo foglio di calcolo a inserire dei valori e ad allargare o stringere una colonna.

I fogli di calcolo

All’interno di un file Excel possono esserci più fogli di calcolo. Ogni foglio di calcolo ha una sua “identità” e presenta una sua griglia: per spostarti tra un foglio e l’altro puoi usare le schede che vedi nella parte bassa del programma. Ugualmente, puoi crearne di nuove semplicemente cliccando sull’opzione “Nuovo”.

Il nome del foglio è indicativo per conoscerne il contenuto: se vuoi modificarlo, ti basterà cliccare sulla linguetta relativa alla scheda e rinominare il file con l’opzione “Rinomina”. Per cambiare l’ordine dei fogli, è sufficiente trascinarli nella posizione in cui vorresti inserirli con il cursore del mouse.

In Excel si possono anche duplicare (o copiare) i fogli di lavoro nello stesso file. Per farlo, ti basterà cliccare  con il pulsante destro del mouse sul nome della scheda nella parte inferiore del foglio e quindi scegliere “Duplica”.

Inserire i dati

Inserire dati in Excel è semplicissimo. Puoi inserire numeri, testo o formule di calcolo in ciascuna cella. La cella in cui ti posizioni per inserire il testo viene definita “cella attiva”. Cliccando sulla cella attiva puoi inserire il contenuto e premere il tasto d’invio. Puoi visualizzare il contenuto della cella anche nella barra della formula posta nella parte alta, sopra alle colonne.

Se desideri creare una tabella, il procedimento standard è piuttosto semplice:

• Selezionare le celle che vuoi includere nella tabella e clicca su inserisci > tabella
• Per formattare i dati esistenti come tabella usando lo stile tabella predefinito, puoi cliccare su Home > tabella > formato come tabella

Utilizzare Excel come una calcolatrice

Un sistema molto efficace per usare Excel prevede l’integrazione delle formule e delle funzioni.

• Le formule di Excel sono delle equazioni che consentono di eseguire operazioni sui valori presenti sul foglio di lavoro di Excel. Si tratta quindi di istruzioni di calcolo che puoi inserire “manualmente”
• Le funzioni sono, invece, istruzioni precise e definite dallo stesso nome della funzione, come ad esempio MEDIA e SOMMA

Tutte le formule iniziano con un segno di uguale (=). Per le formule semplici, ti basterà digitare il segno di uguale seguito dai valori numerici che si vogliono calcolare e dagli operatori matematici da usare, il segno più (+) per sommare, il segno meno (-) per sottrarre, l’asterisco (*) per moltiplicare e la barra (/) per dividere. Quando si preme INVIO, Excel calcola e visualizza immediatamente il risultato della formula.

Parlando, invece, delle funzioni, SOMMA è una delle più utilizzate in assoluto in Excel. La sintassi della funzione è:

=SOMMA(Num1;Num2…..)

Il modo più semplice per aggiungere una formula SOMMA al foglio di lavoro prevede l’utilizzo della Somma automatica. Per applicarla, seleziona una cella vuota direttamente sopra o sotto l’intervallo che si vuole sommare, accedi all’opzione Home o Formule sulla barra multifunzione e clicca su Somma automatica > Somma. Somma automatica riesce a capire automaticamente l’intervallo da sommare e crea la formula.

Come apprendere i segreti di Excel

Abbiamo visto quali sono le funzioni base di Excel che puoi utilizzare nella tua quotidianità. Se vuoi diventare un vero esperto, però, ci sono degli strumenti pro che puoi considerare, completamente gratuiti:

• Supporto Microsoft. Il supporto Microsoft è fondamentale per imparare ad usare Excel. Puoi usare la guida Microsoft che trovi online per rivolgere le tue domande, leggere gli approfondimenti e scoprire le funzionalità più avanzate dello strumento. La guida è estremamente completa, ricca di esempi e con tante domande correlate che possono aiutarti a usare Excel passo passo
• Tutorial su YouTube. Accanto alla guida supporto Microsoft che trovi online, puoi guardare dei video su YouTube che mostrano nel dettaglio l’utilizzo dello strumento. Spesso è possibile trovare dei veri e propri canali dedicati allo strumento, con guide passo passo che ti aiuteranno a prendere dimestichezza con lo strumento

Su come si usa Excel abbiamo detto proprio tutto, per oggi: non ti resta che metterti alla prova e iniziare!