Come aumentare la produttività personale a lavoro: 9 consigli da seguire

Sei alla ricerca di consigli su come aumentare la produttività a lavoro?

Sei nel posto giusto: in questa guida troverai i migliori consigli per essere più produttivo e migliorare le tue performance a lavoro, ma anche nello studio. Trovare la concentrazione e mantenere alti i livelli di motivazione può non essere semplice, soprattutto nei periodi di particolare stress e sovraccarico.

Ottimizzare i tempi e saper gestire le proprie mansioni è fondamentale per godere di un buon equilibrio sul lavoro ed essere soddisfatto dei risultati che ne derivano. Vediamo ora i consigli per aumentare la produttività e raggiungere i tuoi obiettivi massimizzando la resa del tuo tempo professionale.

Ecco come aumentare la propria produttività

La produttività è la combinazione perfetta tra pianificazione intelligente e sforzi concentrati. Restare produttivi al lavoro o a casa può essere una sfida. Ogni volta che finisce la giornata lavorativa o anche di studio, le probabilità che  tu non ti senta soddisfatto di ciò che hai realizzato rischiano di essere elevate. Che fare? Ecco i consigli dell’Università Niccolò Cusano per tornare ad essere produttivo e concentrato sul lavoro.

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Impara a delegare (quando possibile)

Per capire come aumentare la produttività personale sul lavoro, è bene iniziare dalla comprensione delle attività da svolgere. Ci sono delle attività importanti da svolgere con grande attenzione e attività che possono essere rimandate o delegate.

Quando si parla di delega, le due principali resistenze sono rappresentate dalla fiducia e l’introversione. Per ottenere aiuto dagli altri, devi aver fiducia nei tuoi colleghi nell’aiutarti a completare il lavoro. Se scegli di delegare ad un collega, assicurati di fornirgli tutte le risorse di cui ha bisogno, come documenti o fogli di lavoro pertinenti, al fine di raggiungere il miglior risultato.

Se sei troppo introverso per chiedere aiuto, molto probabilmente svolgerai dei compiti da solo e questo, a lungo andare, può toglierti tempo prezioso e aumentare i tuoi livelli di stress. Potresti anche diventare il cavallo da lavoro di qualcun altro perché sei troppo timido per parlare: ti consigliamo quindi di vincere l’introversione e di familiarizzare con i tuoi colleghi per costruire un progetto con degli obiettivi comuni da raggiungere.

Crea to-do list

Come abbiamo detto, per essere più produttivi è importante capire quali sono le attività urgenti e quelle da delegare. Per avere sempre sottomano tutte le attività, crea degli elenchi di cose da fare e monitorali utilizzando programmi come Google Tasks.

Come realizzare una to-do list? Crea un file (o prendi carta e penna) e scrivi al suo interno tutte le attività che pensi di portare avanti durante la giornata. Per non perdere la concentrazione e rischiare di perdere elementi nell’elenco, metti un timer su queste attività e stabilisci un tempo.

Uno degli aspetti più soddisfacenti della creazione di un elenco di cose da fare è quello di eliminare le cose quando sono terminate. Questo perché ti dà un senso di realizzazione e una visualizzazione chiara dei tuoi progressi; per assicurarti che ciò accada però, non darti obiettivi irrealistici o rischierai solo di aumentare la tua frustrazione.

Evita le riunioni inutili

Saper gestire il tempo a lavoro è fondamentale. Se, da una parte,  può essere allettante incontrare quante più persone possibili a beneficio del networking, il tempo che si guadagna dietro alla scrivania è estremamente prezioso. Sapere quali riunioni rifiutare è molto importante. Se il tuo manager desidera una riunione personale, è ovviamente molto importante.

Ci sono anche delle riunioni che possono toglierti solamente tempo utile per lo svolgimento del tuo lavoro. La soluzione? Stabilisci due giorni alla settimana per le riunioni e dedica il resto del tempo ai tuoi compiti principali.

Stabilisci il momento per rispondere alle mail

Ogni giorno, a lavoro, c’è una buona quantità di tempo speso a scrivere risposte e-mail in modo tempestivo. Se controlli costantemente la tua e-mail, potrebbe significare che hai troppo tempo libero a disposizione e devi lavorare su altre attività.

Le informazioni urgenti tendono ad essere passate attraverso le telefonate anziché tramite e-mail. Se stai spendendo una media di oltre 2 ore al giorno rispondendo alle e-mail, allora dovresti ridistribuire il tempo a disposizione per questa attività.

Il nostro consiglio su come aumentare la produttività a lavoro evitando di rispondere compulsivamente alle mail? Semplice: invece di interrompere ciò che stai facendo per rispondere a una nuova e-mail, dedica un tempo a rispondere alle e-mail in blocco.

Potresti dedicare 15 minuti a questa attività appena arrivi in ufficio e mettere da parte 15 minuti prima di lasciare il lavoro per rispondere alle e-mail.

Segui la “regola dei due minuti”

L’imprenditore Steve Olenski raccomanda di implementare la “regola dei due minuti” per sfruttare al massimo le piccole finestre temporali che hai a lavoro. L’idea è questa: se vedi un’attività o un’azione che sai può essere fatta in due minuti o meno, fallo immediatamente. Secondo Olenski, il completamento del compito richiede in realtà meno tempo del doverci tornare in seguito.

Non essere multitasking

Spesso tendiamo a pensare alla capacità di multitasking come un’abilità importante per aumentare l’efficienza, ma potrebbe essere vero il contrario.

Gli psicologi hanno scoperto che il tentativo di eseguire diverse attività contemporaneamente può causare perdita di tempo e produttività. Invece, prendi l’abitudine di impegnarti in un singolo compito prima di passare al tuo prossimo progetto, magari rispettando la tua to-do list.

Stabilisci i tuoi obiettivi a breve e lungo termine

Oltre al tuo elenco di cose da fare in un giorno, di cui abbiamo parlato nei paragrafi precedenti, è importante creare obiettivi più ambiziosi.

Alcuni obiettivi dovrebbero richiedere fino a 1 settimana per la realizzazione, altri anche 30 giorni, 60 giorni o 90 giorni. Le persone che fissano obiettivi più alti hanno la tendenza ad essere più soddisfatti rispetto a quelli con aspettative inferiori, secondo una ricerca pubblicata nel Journal of Consumer Research.

Uno dei motivi principali per cui le persone falliscono un obiettivo è perché non hanno fissato una scadenza: ricordati sempre di darti un tempo realistico per portare a termine un progetto e raggiungere il traguardo. Gli obiettivi devono essere molto specifici e dovrebbero essere annotati. È bene ricevere feedback sugli obiettivi per perfezionarli. Gli obiettivi dovrebbero essere personali e professionali: appunta il tutto in un foglio e dividi le due aree.

Cura il tuo riposo

Andare a dormire tardi e svegliarti presto può essere dannoso per la tua produttività il giorno successivo. Se sei mezzo sveglio al lavoro, la qualità di ciò che produci potrebbe risentirne. Cerca di riposare per un numero di ore congruo al tuo stile di vita e vicino alle tue necessità. Come disse una volta Benjamin Franklin: “Andare a letto presto e alzarsi presto fa un uomo sano, ricco e saggio”.

Riduci le interferenze

Avere un collega che fa capolino nel tuo ufficio per chattare può sembrare innocuo, ma anche brevi interruzioni generano un cambiamento nel modello di lavoro e un corrispondente calo di produttività. Ridurre al minimo le interruzioni può significare impostare l’orario d’ufficio, tenere la porta chiusa o lavorare da casa per progetti sensibili al fattore tempo.

TV, social media e telefono sono fattori di distrazione da tenere sotto controllo: fai in modo di essere tu a gestirli e non lasciar gestire loro il tuo tempo.